Van gaten in de aanwezigheid tot efficiënt management: de digitale transformatiereis van een traditionele productieonderneming
Een schokkende ontdekking in de late nacht
In de late nacht van maart 2023 merkte de financieel directeur van een productiebedrijf een afwijking op bij het afstemmen van de afschriften van de vorige maand: de output van de nachtploeg was ernstig inconsistent met de uitgaven voor overwerk. Volgens de aanwezigheidsregistraties zouden 85 werknemers in de nachtdienst moeten werken, maar bewakingsbeelden toonden aan dat het werkelijke aantal aanwezige werknemers minder dan 50 was.
Deze ontdekking leidde tot een grondige interne audit. Het resultaat was schokkend: de directe jaarlijkse verliezen van het bedrijf als gevolg van gaten in de aanwezigheid overschreden 1,8 miljoen yuan.
Schokkende kostenlekken
Het auditrapport onthulde vier belangrijke kostenlekken:
"Spookwerknemers" verslinden een fortuin aan salarissen
Het onderzoek wees uit dat er 32 "spookwerknemers" op de personeelslijst van het bedrijf stonden. Deze werknemers bestonden alleen in het aanwezigheidssysteem, maar "ontvingen" maandelijks gewoon salaris. De frauduleus geclaimde salarissen vloeiden uiteindelijk in de zakken van een paar managers.
Proxy-klokkingen zijn wijdverbreid, wat leidt tot enorme verliezen aan overwerkvergoedingen
Het traditionele vingerafdrukkloksysteem had duidelijke gaten. De audit toonde aan dat sommige werknemers vingerafdrukfilms gebruikten om in te klokken namens hun collega's, wat resulteerde in een groot aantal valse overwerkregistraties. In het ernstigste geval was het werkelijke aantal werknemers dat overwerkte in de nachtploeg in één werkplaats slechts 60% van de aanwezigheidsregistraties.
Lage efficiëntie, duizelingwekkende kosten van ineffectief overwerk
Vanwege het gebrek aan effectief toezicht hadden sommige werknemers een lage efficiëntie tijdens overuren. De audit wees uit dat de gemiddelde werkefficiëntie tijdens overuren slechts 70% was van die tijdens reguliere werktijden, maar het bedrijf moest 1,5 keer het reguliere salaris als overwerkvergoeding betalen.
Hoge administratieve kosten
De HR-afdeling besteedde elke maand 5 werkdagen aan het verifiëren van aanwezigheidsgegevens en het afhandelen van verschillende aanwezigheidsgeschillen. Deze verborgen kosten mochten ook niet worden genegeerd.
De transformatiereis: van traditioneel naar intelligent
Geconfronteerd met deze schokkende problemen besloot het management van het bedrijf een grondige hervorming door te voeren.
Uitgebreide evaluatie van het bestaande systeem
Het bedrijf huurde eerst een professioneel team in om een uitgebreide evaluatie van het bestaande aanwezigheidssysteem uit te voeren. Het evaluatieresultaat was verrassend: het traditionele vingerafdrukkloksysteem had niet alleen technische gaten, maar kon, wat nog belangrijker is, niet effectief worden gekoppeld aan andere managementsystemen van het bedrijf.
Het kiezen van een iris-herkenningsoplossing
Na het vergelijken van meerdere opties koos het bedrijf uiteindelijk voor een intelligent aanwezigheidssysteem op basis van iris-herkenningstechnologie. Deze keuze was voornamelijk gebaseerd op drie overwegingen:
1. Iris-herkenning heeft een extreem hoge nauwkeurigheid, waardoor de mogelijkheid van proxy-klokkingen volledig wordt geëlimineerd en de wachttijd voor het klokken aanzienlijk wordt verkort.
2. Het systeem kan naadloos worden geïntegreerd met de bestaande ERP- en HR-systemen van het bedrijf.
3. Het technische ondersteuningsteam biedt uitgebreide after-sales service.
Gefaseerde implementatie en uitrol
De systeemimplementatie werd in drie fasen verdeeld:
Fase 1: Installeer iris-aanwezigheidsapparaten in belangrijke werkplaatsen.
Fase 2: Voer gegevensintegratie uit met bestaande managementsystemen.
Fase 3: Voer werknemerstraining uit en promoot het gebruik van het systeem.
Aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd
Een jaar nadat het nieuwe systeem in gebruik was genomen, waren de resultaten verrassend:
Directe kosten daalden scherp
● Volledige eliminatie van "spookwerknemers", waardoor 80.000 yuan per maand aan arbeidskosten werd bespaard.
● Verdwijning van vals overwerk, wat leidde tot een vermindering van 45% in overwerkvergoedingen.
● Verbeterde efficiëntie van aanwezigheidsbeheer, waarbij de HR-afdeling elke maand 4 werkdagen bespaarde.
Indirecte voordelen waren ook opmerkelijk
● Verbeterde medewerkerstevredenheid en aanzienlijk hogere werkenthousiasme.
● Nauwkeurigere managementgegevens, die een betrouwbare basis vormen voor besluitvorming.
● Verbeterd bedrijfsimago, dat een industriële benchmark wordt voor digitaal management.
Demonstratie van specifieke toepassingsscenario's
Werkplaats aanwezigheidsbeheer
In de productiewerkplaats van 20.000 vierkante meter hoeven werknemers slechts even naar het iris-apparaat te kijken om in te klokken wanneer ze aankomen of vertrekken. Het systeem registreert automatisch de aanwezigheidstijd en voert correlatieve analyses uit met outputgegevens.
Standaardisatie van aanwezigheid voor administratief en managementpersoneel
Gezien de flexibele werktijden van administratieve en managementfuncties implementeerde het bedrijf een nauwkeurig aanwezigheidsbeheerplan. Door iris-herkenningsapparaten in werkgebieden te plaatsen, kan het systeem de werkelijke aankomsttijd van managers nauwkeurig registreren. Vooral tijdens flexibele werktijden registreert het systeem automatisch de werkelijke werktijden, wat een nauwkeurige basis vormt voor overwerkbeheer. Deze methode lost effectief de problemen op van proxy-klokkingen of vals overwerk voor administratief personeel.
Monitoring van overwerkefficiëntie
Het systeem analyseert automatisch de werkefficiëntie tijdens overuren en geeft vroege waarschuwingen voor abnormale situaties. Managers kunnen problemen tijdig detecteren en gerichte verbeteringen aanbrengen.
Ervaringsdeling van managers
Het perspectief van de financieel directeur
"Nu zien we echte gegevens en hebben we een duidelijk beeld bij het doen van voorspellingen. Het belangrijkste is dat de jaarlijkse besparing van 1,8 miljoen yuan tastbaar is."
De ervaring van de productiefabriekmanager
"Het iris-aanwezigheidssysteem lost niet alleen het aanwezigheidsprobleem op, maar maakt het management vooral gestandaardiseerder. Werknemers voelen ook eerlijkheid, wat hun werkenthousiasme stimuleert."
Feedback van de HR-afdeling
"Bevrijd van de vervelende taak van het verifiëren van aanwezigheid, kunnen we ons meer concentreren op de ontwikkeling en training van werknemers - dit is wat HR echt zou moeten doen."
Ervaringssamenvatting: belangrijkste factoren voor succesvolle transformatie
Aandacht van het topmanagement is een vereiste: de algemeen directeur van het bedrijf leidde persoonlijk het iris-herkenningsproject voor aanwezigheid, waardoor de soepele voortgang van de hervorming werd gewaarborgd.
Erkenning door werknemers is de basis: door voldoende communicatie en training werden werknemers de voordelen van het nieuwe iris-herkenningssysteem duidelijk gemaakt, waardoor weerstand werd verminderd.
Een professioneel team is de garantie: het kiezen van een ervaren technisch team garandeert de kwaliteit van de systeemimplementatie en de daaropvolgende services.
Continue optimalisatie is de sleutel: nadat het systeem was gelanceerd, werden continue optimalisaties en aanpassingen doorgevoerd op basis van het daadwerkelijke gebruik om ervoor te zorgen dat het maximale voordelen opleverde.
Industrie-inzichten
Deze casus biedt belangrijke inzichten voor productiebedrijven:
Digitale transformatie is noodzakelijk: traditionele managementmethoden kunnen niet langer voldoen aan de ontwikkelingsbehoeften van moderne bedrijven; digitale transformatie is geen keuze maar een must.
Verbluffende input-outputverhouding: met een jaarlijkse besparing van 1,8 miljoen yuan kan de investering in het iris-herkenningssysteem in zeer korte tijd worden terugverdiend.
Managementupgrades brengen uitgebreide voordelen: naast directe kostenbesparingen zijn indirecte voordelen zoals verbeterde managementefficiëntie en hogere medewerkerstevredenheid ook cruciaal.
Actiegids: hoe uw bedrijf kan beginnen
● Voer een kostenaudit uit: beoordeel de verliezen veroorzaakt door gaten in het bestaande aanwezigheidssysteem, met de nadruk op directe economische verliezen door problemen zoals proxy-klokkingen en vals overwerk.
● Onderzoek iris-herkenningsoplossingen: vergelijk verschillende aanwezigheidsoplossingen, met de nadruk op de voordelen van iris-herkenningssystemen op het gebied van vervalsingsbestrijding, nauwkeurigheid en systeemcompatibiliteit.
● Formuleer een implementatieplan voor het iris-systeem: ontwikkel een tijdlijn voor de systeemimplementatie, inclusief belangrijke links zoals installatie van apparatuur, systeemintegratie en training van werknemers.
● Voer iris-herkenningstraining uit: organiseer werknemers om te leren hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken, help hen de voordelen van iris-herkenningstechnologie te begrijpen en elimineer zorgen over het gebruik ervan.
● Stel een continu optimalisatiemechanisme op: gebruik de nauwkeurige gegevens die door het iris-aanwezigheidssysteem worden gegenereerd om managementsystemen continu te optimaliseren en de effectiviteit van het systeem volledig te benutten.
Conclusie
Van een jaarlijks verlies van 1,8 miljoen yuan tot een jaarlijkse besparing van 1,8 miljoen yuan, bewijst de ervaring van dit productiebedrijf één waarheid: digitale transformatie is geen kosten maar een investering. Als een nauwkeurig hulpmiddel voor aanwezigheidsbeheer heeft iris-herkenningstechnologie tastbare voordelen voor het bedrijf gebracht.
Het kiezen van een iris-herkenningssysteem voor aanwezigheid betekent het kiezen van een nauwkeurige en efficiënte managementmethode. Neem nu actie om uw bedrijf ook te laten profiteren van de managementdividenden die technologische innovatie met zich meebrengt.
Over ons
Als een toonaangevende binnenlandse biometrische technologieonderneming richt WuHan Homsh Technology Co., Ltd. zich op de R&D en de promotie van iris-herkenningstechnologie. We hebben iris-herkenningsalgoritmen en hardware-apparatuur met volledig onafhankelijke intellectuele eigendomsrechten, die professionele identiteitsauthenticatieoplossingen bieden voor verschillende industrieën.
Ons technische team heeft ruime ervaring in de digitale transformatie van de maakindustrie en kan bedrijven full-process services bieden, van behoefteanalyse en oplossingsontwerp tot implementatie en implementatie. Momenteel hebben we met succes iris-herkenningsprojecten geïmplementeerd op meerdere gebieden, waaronder productie, logistiek en constructie.
Als u de digitale transformatie van uw bedrijf wilt realiseren, neem dan gerust contact met ons op, dan voorzien wij u van professioneel technisch advies en oplossingen.
